年末調整書類の書き方は？提出書類や記入方法・注意点をわかりやすく解説
毎年恒例の年末調整ですが、提出書類の書き方や内容を正しく理解できているか、不安に思う方もいるでしょう。本記事では、初めての方でもわかりやすいように、年末調整の書き方や必要な書類、注意点などを詳しく解説します。
Supervisor監修者
2級FP技能士古賀清香
広告代理店勤務を経て、フリーライターとして6年以上活動。自身の投資経験をきっかけにFP資格を取得。投資・金融・不動産・ビジネス関連の記事を多数執筆。現在はフリーランスの働き方・生き方に関する情報も発信中。
年末調整の書き方
年末調整とは、会社が従業員の一年間の所得税額を正確に計算し、毎月の給与から源泉徴収された税金との過不足を精算する手続きです。
書類に誤りがあると、本来受けられる控除が適用されず、税金を払い過ぎてしまう可能性があります。また、実態と異なる内容を記入すれば、後日、税務署から問い合わせを受けることにもなりかねません。
会社へ提出する年末調整の書類は種類が多いため、申告漏れや間違いがないよう、それぞれの書き方と手順を確認していきましょう。
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、年末調整で最も重要な書類の一つです。
この申告書には、まずあなた自身（本人）の氏名や住所などの基本情報を記入します。続いて、16歳以上の控除対象扶養親族や同一生計配偶者など、扶養する家族に関する情報を、各欄に沿って正確に記載します。
また、非課税判定の基準となるため、16歳未満の扶養親族も忘れずに記入が必要です。記載する際は、氏名・マイナンバー・生年月日・所得の見積額・同居状況などを間違いのないよう確認しましょう。
給与所得者の基礎控除申告書
給与所得者の基礎控除申告書は、すべての納税者に適用される基礎控除（上限48万円）を受けるために必要な書類です。
この申告書には、自身の基本情報と年間所得の見積額を記入します。特に複数の勤務先からの給与や、副業収入、不動産所得、雑所得、事業所得など給与以外の所得がある場合は、それらの見込み額を合計して記入することが重要です。
この所得額に応じて基礎控除額が段階的に変動する仕組みになっているため、所得見込みを誤ると、正しい控除額が適用されない可能性がある点に注意しましょう。
給与所得者の配偶者控除等申告書
給与所得者の配偶者控除等申告書は、配偶者控除または配偶者特別控除を受けるために必要な書類です。
この申告書には、まずあなた自身（本人）の年間所得の見積額を記入します。続いて、配偶者の氏名、マイナンバー、生年月日、そして1年間の合計所得金額の見積額を記載します。専業主婦（夫）やパート勤務などで給与収入のみの場合、配偶者の合計所得金額は、給与収入から給与所得控除を差し引いて計算されます。
これらの控除額は、納税者本人と配偶者それぞれの所得額に応じて段階的に縮小される仕組みになっているため、両方の所得を正しく見積もることが大切です。
給与所得者の特定親族特別控除申告書
年末調整では、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」において、特定扶養親族（19歳以上23歳未満の親族）に関する情報を申告します。
対象となる親族の氏名、マイナンバー、生年月日、住所、ご本人との続柄、同居の有無などを記載しましょう。また、その親族の年間所得見込額や、他の家族が同じ親族について控除を受けていないかといった点も確認が必要です。
この申告に関する要件は税制改正により変わることがあるため、会社から配布された最新版の記入例や国税庁の手引きを参照しながら、正しく記入を進めていきましょう。
所得金額調整控除申告書
所得金額調整控除申告書は、給与収入が一定額を超える方のうち、特定の要件を満たす場合に控除を受けるための書類です。
まず、自身の給与収入と給与所得の見積額を確認し、そのうえで、23歳未満の扶養親族がいるか、特別障害者である扶養親族がいるか、または本人が特別障害者に該当するかといった要件をチェックします。該当する場合は、該当する親族や本人について、氏名・生年月日・続柄などを記入し、どの要件に当てはまるかを選択して申告しましょう。
給与所得者の保険料控除申告書
給与所得者の保険料控除申告書は、生命保険料控除や地震保険料控除など、各種保険料の控除を受けるために提出します。
まず、氏名や住所などの基本情報を記入し、次に控除の種類ごとに、保険会社から届く控除証明書を見ながら、契約者名、保険の種類、払込保険料の金額などを正確に転記します。同じ保険会社の複数契約をまとめて記載できる場合もありますが、控除額の計算方法が異なるため、申告書の指示に従って正確に記入を進めましょう。
住宅借入金等特別控除申告書
年末調整で住宅ローン控除を受けるには、住宅借入金等特別控除申告書を提出する必要があります。初年度の確定申告後に税務署から送付される住宅借入金等特別控除証明書や、金融機関から届く残高証明書をもとに、必要事項を記入しましょう。
具体的には、住宅の所在地、取得年月日、床面積、ローンの借入先、借入金残高などを記載します。記入ミスがあると控除額が正しく計算されないため、証明書に記載された数値を正確に転記することが重要です。
なお、転居による勤務先の変更や、住宅ローンの借り換えをおこなった場合は、年末調整に必要な書類や手続きが変わることがあるので、事前に確認しておくと安心です。
年末調整の対象となる人とならない人の条件
年末調整は、すべての会社員やアルバイトに必ず適用されるわけではありません。会社が年末調整を行うべき人と、原則として対象外の人が法律で決まっています。
自分が年末調整の対象であるかを把握しておかないと、「会社がやってくれるだろう」と思っていたのに、実は自分で確定申告が必要だったという事態になりかねません。
ここでは、年末調整の対象となる人と対象とならない人の違いを詳しく解説します。
対象となる人
年末調整の対象者は、原則としてその会社から主たる給与を受け取っており、かつ年末に在籍している従業員です。
一社のみから給与を受け取り、その会社が源泉徴収票を発行する立場であれば、通常は年末調整の対象と考えて問題ありません。途中入社であっても、年末時点でその会社に在籍していれば、原則として対象となります。
前職がある方は、前の会社から交付される源泉徴収票を現職の会社に提出することで、1月から12月分の所得と税額を通算して精算してもらえます。
給与所得以外の所得（副業収入、株・FXなどの譲渡所得、雑所得など）がある場合でも、その合計額が年間20万円以下であれば、確定申告は不要となります。
そのため、給与所得以外の所得が20万円以下であることは、年末調整の対象から外れる理由にはなりません。あくまで年末調整は、主たる給与を支払う会社が、従業員の一年間の「給与所得」にかかる税額を精算するための仕組みだと覚えておくと、整理しやすいでしょう。
対象とならない人
年末調整の対象とならない代表的なケースは、まず二か所以上から給与を受け取っており、その会社が主たる給与の支払者ではない方です。例えば、ダブルワークの副業先の給与については、自分で確定申告をして精算する必要があるでしょう。
また、年の途中で退職し、その年中に再就職していない方も、原則として年末調整の対象外です。
医療費控除やふるさと納税（寄附金控除）などの各種所得控除を反映させたい場合は、自身で確定申告を行います。
さらに、事業所得や不動産所得、株や仮想通貨の雑所得など、給与所得以外の所得が合計20万円を超える方も、年末調整とは別に確定申告が必要となる点には注意が必要です。
年末調整の申告書の種類
年末調整では、従業員の家族状況、所得状況、保険加入状況、住宅ローンの有無などに応じて、複数の申告書を組み合わせて提出します。申告書ごとに適用できる控除の内容が異なるため、記入内容を正しく理解して、二重申告や申告漏れを防ぎましょう。ここでは、年末調整で提出する各種申告書の特徴を解説します。
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、その年にどの家族を扶養親族として申告するかを会社に伝えるための書類です。
この情報をもとに毎月の源泉徴収税額が決まるため、年末だけでなく、年の途中で扶養状況が変わった場合も、速やかに変更内容を反映させる必要があります。
扶養に入れるかどうかは、その年の合計所得金額の見込みで判断されます。パートやアルバイト収入がある家族がいる場合は、年間の収入見込みを確認しておきましょう。また、年の途中で結婚・離婚・出産・死亡・別居などの異動があった場合も、正しく変更内容を反映させることが大切です。
給与所得者の基礎控除申告書
給与所得者の基礎控除申告書は、すべての納税者に適用される基礎控除の内容を会社に申告するための書類です。
基礎控除額は48万円を上限に、納税者自身の所得に応じて段階的に変動します。そのため、自身の年間所得の見積額や、他から給与や年金などを受け取っている場合はその金額を、正しく記載する必要があるのです。
もし記入を省略したり、実際より少ない見積額を書くと、本来より多い控除が適用されてしまい、後の確定申告で追徴課税の対象となる可能性があるので注意しましょう。
給与所得者の配偶者控除等申告書
給与所得者の配偶者控除等申告書は、配偶者控除または配偶者特別控除を受けるために提出が必要です。
控除の対象となるのは法律上の婚姻関係にある配偶者に限られ、事実婚パートナーは含まれません。また、配偶者本人の所得が一定額以下であることが条件となります。
年の途中で配偶者の勤務時間が増え、収入が想定以上に増えた場合は、速やかにその情報を会社へ伝えて、年末調整前に申告内容を見直すようにしましょう。
給与所得者の特定親族特別控除申告書
給与所得者の特定親族特別控除申告書は、特定の要件を満たす親族に対して適用される控除制度等を申告するための書類です。
同居して生活を共にしている高齢の親や、一定の障害がある方など、特に手厚い支援が必要とされる方を対象とした控除が適用されます。
控除は原則として一人の親族について一人の納税者のみが適用できるため、兄弟姉妹で親を扶養しているケースでは、誰が控除を受けるかを事前に話し合って決めておきましょう。
所得金額調整控除申告書
年末調整の所得金額調整控除申告書は、給与所得が一定額を超える方を対象に、税負担を調整するための控除を申告する書類です。
この控除は、23歳未満の扶養親族がいる世帯や、特別障害者を扶養している方、または本人が特別障害者である方などが対象となります。
特に年収が850万円前後、またはそれ以上の方で、子育て、介護、障害などの事情を抱えている方は、この申告書の対象となることが多くあります。会社や国税庁の案内などをよく確認し、忘れずに記入しましょう。
給与所得者の保険料控除申告書
給与所得者の保険料控除申告書は、生命保険料控除、地震保険料控除、社会保険料控除などを受けるために必要な書類です。
生命保険会社などから送られてくる保険料控除証明書をもとに記入します。特に生命保険料控除には、新旧の生命保険、介護医療保険、個人年金保険など複数の区分があるため、証明書と一致しているか確認しながら進めましょう。
また、国民年金保険料や国民健康保険料を自分で納付している場合は、その金額も社会保険料控除として合わせて申告できます。
給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書
給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書は、特定増改築や一定の要件を満たす住宅の取得・リフォームに関する住宅ローン控除を年末調整で受けるための申告書です。
住宅ローン控除は、適用初年度は自身で確定申告を行います。そして、二年目以降に勤務先の年末調整で控除を継続する際に、この申告書が必要となるという流れです。
年末調整で提出が必要な書類
年末調整は正しい書き方を理解するだけでなく、申請に必要な書類を漏れなく提出することも大切です。
- 生命保険料控除証明書
- 地震保険料控除証明書
- 国民年金保険料納付証明書
- iDeCoの掛金を証明する書類
- 住宅借入金等特別控除を受けるための書類
申請の際にこれらの提出書類が不足していると、年末調整の書き方が正しくても書類を受理してもらえない可能性があります。年末調整が始まるタイミングで用意できるよう、前もって準備を進めておきましょう。
まとめ
年末調整の各種書類の書き方、手続きの特徴、必要な提出書類を紹介しました。
年末調整は毎年行う重要な手続きのため、正しく記入できるように今から準備を進めておきましょう。
また、以下の関連記事では、年末調整とは別に知っておきたいiDeCoやNISAについても詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
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